Phần mềm quản lý du lịch

LIT SOLUTION COMPANY
581-581A Phan Văn Trị, P.05, Q.GV, TPHCM
Tel: 08 6289 6089 – 08 3588 6725
E-mail: [email protected],
Website: www.ilatour.vn, www.ilatour.com.vn

PHẦN MỀM QUẢN TRỊ DU LỊCH
Ứng dụng web – Nghiệp vụ khép kín – Phân quyền động

Công ty LIT SOLUTION hân hạnh giới thiệu phần mềm quản lý du lịch i-LaTour™. Đây là phiên bản web của phần mềm LaTour™ đã được giới thiệu đến Quý khách từ năm 2008.
iLatour™ là hệ thống phần mềm quản trị dành cho doanh nghiệp du lịch, lữ hành. Với kết nối đa chiều và nhiều tiện ích, các tiến trình làm việc được hỗ trợ xử lý tự động giúp quy trình hóa và tin học hóa hầu hết quy trình làm việc ở doanh nghiệp.
iLatour™ hỗ trợ quản lý mọi giao dịch tương tác với Khách hàng, Đối tác, Nhà cung cấp dịch vụ; Hỗ trợ giao tiếp thông suốt giữa Bộ phận kinh doanh, Điều hành tour, Kế toán, Ban quản lý… tạo nên một quy trình khép kín giúp công tác vận hành và quản trị doanh nghiệp trở nên khoa học, đơn giản và hiệu quả cao.

i-LaTour™ hỗ trợ quản lý các khâu:

Thiết lập thông tin chương trình tour, các dịch vụ đính kèm
Thiết lập thông số lợi nhuận tour, tính giá tour, báo giá
Quản lý việc tổ chức điều hành tour đến việc theo dõi chi tiết quá trình thực hiện tour
Theo dõi doanh thu, lợi nhuận, công nợ khách hàng, đối tác, nhà cung cấp
Thực hiện dự báo tình hình kinh doanh và Trích xuất báo cáo thống kê.
Các chức năng CRM giúp việc chăm sóc khách hàng và marketing được thực hiện đồng bộ và hiệu quả.

Triển khai hệ thống dưới nhiều hình thức theo nhu cầu khách hàng:

SaaS (Software as a Service)
Packaged System
Customized system

Hệ thống iLatour cung cấp công cụ phân quyền động giúp phân quyền chi tiết cho từng người dùng cụ thể. Tùy vào cấu trúc hoạt động và phân công công tác của mỗi công ty mà việc phân quyền là khác nhau. Các phân hệ được giới thiệu sau đây sẽ bao gồm các chức năng phổ biến nhất dành cho mỗi bộ phận nghiệp vụ tương ứng.

1. Phân hệ quản lý Sản Phẩm tour:

Phân hệ này gồm các chức năng dành cho bộ phận quản lý, xây dựng sản phẩm tour, hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Phân hệ gồm các nhóm chức năng chính sau:

Nghiên cứu thị trường và đánh giá hiệu quả tour
Quản lý xây dựng chương trình tour
Quản lý xây dựng tour mẫu, tour theo yêu cầu khách hàng
Quản lý xây dựng chiết tính tour
Tham khảo bộ giá 12 dịch vụ tour phục vụ báo giá

Quản lý tour mẫu và tính giá tour là một trong những chức năng đặc sắc của hệ thống. Người phụ trách quản lý tour mẫu có thể dựa vào nghiệp vụ có sẵn của hệ thống để tham khảo cách tính giá thành, giá bán dựa trên các thông số lợi nhuận phù hợp. Khả năng linh hoạt của chức năng này giúp giải phóng người dùng khỏi những công thức phức tạp, dễ sai sót và cấp quản lý có thể dễ dàng định nghĩa mức lợi nhuận trên mỗi dịch vụ mua vào và trên mỗi tour hoặc dịch vụ bán ra,.. tạo nên một bảng chào giá tour tốt nhất, cạnh tranh nhất.

Hệ thống iLaTour™ định nghĩa 02 phương pháp tính giá tour:

Phương pháp tính giá “P”: dựa vào giá gốc của các dịch vụ cấu thành tour;
Phương pháp tính giá “P+”: dựa vào giá đã “make-up” theo mức %mark-up phù hợp.

Hệ thống cũng hỗ trợ việc tính giá tour dựa vào số lượng khách cố định hay dựa vào từng nhóm khách cụ thể.

Hình minh họa màn hình tính giá bán tour ở Tour Mẫu

Hệ thống iLaTour™ cung cấp đầy đủ các thao tác Thêm, Sao chép, Điều chỉnh, Xóa, Xuất file (export), Nhập từ file (import), Đính kèm file,.. trên các đối tượng thông tin. Với các bộ dữ liệu quan trọng hệ thống cung cấp chức năng theo dõi lịch sử thay đổi để truy cập lại khi cần.

2. Phân hệ quản lý kinh doanh tour – Sales management

Phân hệ Sales Management gồm các chức năng dành cho bộ phận kinh doanh, hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Phân hệ gồm các nhóm chức năng chính sau:

Quản lý tour FIT: Tour mở bán, tour chờ duyệt, booking, vé tour (ticket), ghép tour, tách tour.
Quản lý tour GIT: Quản lý thông tin yêu cầu tour, tour chờ duyệt, hợp đồng tour.
Quản lý tương tác với bộ phận điều hành tour về các yêu cầu dịch vụ.
Khách Hàng: Quản lý danh sách khách hàng, người đại diện liên hệ
Du Khách: Quản lý thông tin du khách của từng tour

BP.Kinh doanh là bộ phận sẽ tương tác trực tiếp với khách hàng để tiếp nhận yêu cầu tour. Tùy thuộc vào loại tour mà khách hàng yêu cầu sẽ có những hành động tiếp theo khác nhau.

Nếu khách hàng yêu cầu tour FIT thì tùy thuộc danh sách tour đang mở bán sẽ tiến hành tư vấn và thực hiện ghi nhận Booking hoặc Ticket và các nghiệp vụ liên quan.
Nếu khách hàng yêu cầu tour GIT thì bộ phận kinh doanh ghi nhận yêu cầu và gửi đến bộ phận sản phẩm để xây dựng tour và báo giá.

BP.Kinh Doanh ngoài việc tương tác với KH để tiếp nhận yêu cầu, tương tác với BP.Xây Dựng Tour và BP.Điều Hành để các dịch vụ KH yêu cầu được cung cấp một cách tốt nhất; họ còn tương tác với BP.Kế Toán thông qua các yêu cầu thu công nợ khách hàng.

3. Phân hệ quản lý điều hành, tổ chức tour – Operations Management

Phân hệ Operations Management chủ yếu dành cho bộ phận quản lý và điều hành tour hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Bao gồm các nhóm chức năng sau:

Quản lý yêu cầu dịch vụ: Quản lý thông tin yêu cầu dịch vụ từ BP.Kinh Doanh gửi đến BP.Điều Hành và quá trình BP.Điều Hành thực hiện việc đặt dịch vụ với Nhà Cung Cấp.
Quản lý đặt dịch Vụ: Quản lý danh sách các đơn đặt dịch vụ (giữ chỗ) từ BP.Điều Hành gửi đến các nhà cung cấp dịch vụ. BP.Điều Hành cũng có thể gửi đề nghị thanh toán cho BP.Kế Toán và theo dõi lịch sử các đợt thanh toán tương ứng từ đơn đặt dịch vụ.
Dịch Vụ Tour: Quản lý d/s các dịch vụ thuộc một tour cụ thể trong giai đoạn báo giá, đề nghị tạm ứng đi tour, quyết toán tạm ứng tour và dịch vụ thực tế tour sử dụng.
Quản lý tiến trình tour: Quản lý lịch trình tour, biết được tour đang ở đâu, sử dụng dịch vụ nào vào một ngày cụ thể.
Lịch Hướng Dẫn Viên: Quản lý lịch điều phối hướng dẫn viên tham gia thực hiện tour.
Thư Viện Dịch Vụ: Quản lý danh mục các nhà cung cấp dịch vụ. Mỗi nhà cung cấp có thể cung cấp một hoặc nhiều dịch vụ khác nhau. Các nhóm dịch vụ chia làm 02 loại:
Nhóm dịch vụ chính: Lưu trú (dịch vụ phòng, dịch vụ khác), Nhà hàng, Thuê xe, Vé xe, Thuê tàu/thuyền, Vé tàu/thuyền, Vé máy bay, Vé xe lửa, Hướng dẫn viên, Tour địa phương, Điểm tham quan.
Dịch vụ khác: Visa, Bảo hiểm, Nón, Túi, Nước đóng chai, Thẻ,..

BP.Điều Hành quản lý khối lượng lớn dữ liệu với tần suất giao dịch cao. Hệ thống iLaTour™ cung cấp màn hình giúp theo dõi chi tiết, màn hình giúp đối chiếu dữ liệu giữa các bộ phận và hệ thống đặt lịch nhắc việc giúp giảm tải, giảm thời gian và tăng độ chính xác cho bộ phận này.

Hình minh họa tương tác yêu cầu đặt dịch vụ giữa BP.Kinh Doanh & BP.Điều Hành

4. Phân hệ quản lý thanh toán, chi trả – Accounting & Finance Management

Phân hệ Accounting & Finance Management chủ yếu dành cho BP.Kế Toán hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Bao gồm các nhóm chức năng chính sau:

Thanh toán tour GIT: quản lý tình trạng thanh toán và chi tiết các đợt thanh toán tương ứng với từng tour (tour đoàn).
Thanh toán tour FIT: quản lý tình trạng thanh toán và chi tiết các đợt thanh toán của booking và vé tour tương ứng với từng tour lẻ.
Công Nợ Khách Hàng: quản lý công nợ của khách hàng và các khoản nợ đến hạn khách hàng phải trả.
Đề Nghị Thanh Toán: quản lý chi tiết các phiếu đề nghị thanh toán từ BP.Điều Hành gửi đến, đề nghị thanh toán đơn đặt dịch vụ cho Nhà cung cấp.
Công Nợ Nhà Cung Cấp: quản lý công nợ cần thanh toán cho các NCC và các khoản nợ đến hạn phải thanh toán cho NCC.
Công Nợ Đối Tác: quản lý công nợ của đối tác và các khoản nợ đến hạn đối tác phải trả.
Tạm Ứng Đi Tour: quản lý chi tiết các phiếu đề nghị tạm ứng tiền mặt cho Hướng Dẫn Viên đi tour.

Phân hệ này tập trung vào việc quản lý và theo dõi tình hình công nợ của Khách hàng, Đối tác, Nhà cung cấp dịch vụ tour. Việc thanh toán, chi trả được lưu trữ và quản lý tương ứng với từng đợt chi trả. Hệ thống hỗ trợ tính toán khoản còn nợ để người phụ trách thu hồi công nợ có thể nhanh chóng tham khảo và có kế hoạch thu hồi sớm nhất.

Phân hệ này cũng hỗ trợ thực hiện thống kê tình hình công nợ từ tất cả Khách hàng, Đối Tác và Nhà cung cấp nhằm giới hạn định mức nợ và có kế hoạch thu hồi công nợ phù hợp.

Màn hình theo dõi thanh toán theo đề nghị thanh toán giữa BP.Điều Hành & BP.Kế Toán.

5. Phân hệ Quản lý Tiếp thị & Chăm sóc KH – Marketing & Customer Care

Phân hệ Marketing & Customer Care cung cấp các chức năng dành cho BP.Tiếp Thị và Chăm Sóc Khách Hàng hoặc người dùng được phân quyền thao tác các chức năng này. Bao gồm các nhóm chức năng sau:

Chương Trình Khuyến Mãi: Quản lý các chương trình khuyến mại. Mỗi chương trình có mức giảm giá theo % hoặc theo số tiền khi đăng ký tour trong khoãng thời gian khuyến mại áp dụng.
Thẻ Thành Viên: Quản lý các loại thẻ và mức ưu đãi chủ thẻ được hưởng khi thỏa các điều kiện quy định.
Khách Hàng (Đối Tác, Người Liên Hệ, Du Khách): Quản lý thông tin cơ bản của khách hàng (đối tác, người liên hệ, du khách) phục vụ công tác tiếp thị và chăm sóc khách hàng (đối tác, người liên hệ, du khách).

Phân hệ này cung cấp các chức năng cho phép sử dụng hiệu quả kho dữ liệu phong phú trong công tác tiếp thị và chăm sóc hậu mãi, mang đến cho KH sự hài lòng và trân trọng vào các dịp lễ, Tết, ngày sinh nhật hoặc khi có chương trình ưu đãi mới.

(bổ sung hình chụp màn hình “???? ”)

6. Phân hệ quản lý Báo cáo thống kê & Duyệt

Phân hệ quản lý chung bao gồm Hệ thống báo cáo, thống kê – Reports and Statistics và quản lý Duyệt. Phân hệ này chủ yếu dành cho bộ phận Quản lý hoặc các cấp liên quan theo phân quyền

Hệ thống cho phép trích xuất các thông tin được lưu trữ trong hệ thống dưới dạng các báo cáo, thống kê, biểu đồ nhằm hỗ trợ người quản lý trong việc theo dõi các thông tin chi tiết lẫn tổng quát một cách nhanh chóng, đầy đủ; đồng thời có những chiến lược lâu dài nhằm tăng hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Các báo cáo, thống kê được thực hiện theo khoãng thời gian (từ ngày – đến ngày) với các tiêu chí tìm kiếm, thống kê đa dạng. Các báo cáo cũng được trích xuất ở dạng đồ thị hoặc biểu đồ giúp người dùng trực quan hóa các số liệu thống kê. Ngoài ra, các báo cáo có thể xuất ra file .xls cho mục đích tham khảo hoặc xử lý khác.

Hệ thống cũng cung cấp chức năng Duyệt dành cho cấp quản lý bao gồm:

Duyệt báo giá,
Duyệt đề nghị chi tiền mặt,
Duyệt đề nghi thanh toán cho Nhà cung cấp.

7. Phân hệ quản trị hệ thống

Đây là chức năng dành cho người quản trị hệ thống thực hiện chức năng quản lý người dùng (user), quản lý vai trò người dùng (role), quản lý việc phân quyền trên chức năng, trên dữ liệu và ủy quyền cho người dùng thao tác trên chức năng/dữ liệu do nguời khác sở hữu. Hệ thống cũng cung cấp các chức năng cho phép thực hiện việc cấu hình dữ liệu, thông số dùng chung cả hệ thống.

Vai Trò Người Dùng: quản lý các vai trò hoặc nhóm người dùng. Mỗi vai trò có một hoặc nhiều người dùng trực thuộc. Mỗi vai trò/nhóm có thể thao tác một tập hợp các chức năng cụ thể.
Danh Sách Người Dùng: quản lý danh sách các người sử dụng hệ thống. Mỗi người sử dụng trực thuộc một hoặc nhiều vai trò/nhóm.
Phân quyền: thiết lập quyền sử dụng của người dùng hoặc nhóm người dùng trên một chức năng cụ thể. Các quyền thao tác gồm: Thêm, Xóa, Sửa, Import, Export.
Ủy quyền: là việc cho phép người dùng được quyền thao tác trên dữ liệu mà người khác sở hữu. Mặc định người quản lý sẽ được nhân viên trực thuộc (thuộc cấp) ủy quyền cho xem các dữ liệu mà nhân viên đó sở hữu.

Màn hình quản lý danh sách tài khoản người dùng

Màn hình quản lý phân quyền chức năng

8. Các chức năng tiện ích

Dashboard: Chức năng này hoạt động như một thư ký giúp nhắc và tổ chức các công việc hàng ngày hợp lý và khoa học. Dashboard bao gồm các nhóm chức năng:

Công việc cần làm (To Do List)
Lịch nhắc việc (Alert List)
Chức năng thường dùng (Favorite Links)
Phân tích số liệu (Figures & Chart)

Màn hình Dashboard